Khách nước ngoài nhắn tin hỏi giá, bạn loay hoay không biết viết sao cho chuyên nghiệp mà không quá cứng nhắc? Đây là bộ mẫu tiếng Anh thực dụng cho freelancer Việt Nam — copy và chỉnh lại cho phù hợp tình huống của bạn.
Trả lời nhanh
Bộ mẫu tiếng Anh cho freelancer gồm: email chào khách, proposal chào giá, điều khoản hợp đồng cơ bản — dùng ngay không cần soạn lại. Có thể dùng AI hỗ trợ kiểm tra văn phong tự nhiên hơn, xem thêm bài dùng AI viết CV và cover letter.
Email chào khách hàng lần đầu
“Hi [Name], thank you for reaching out. I’d love to help with your project. Based on what you’ve shared, here’s how I can approach it: [mô tả ngắn]. I have [X years] of experience in [lĩnh vực] and have completed similar projects such as [ví dụ]. Could we schedule a quick call to discuss details?”
Lưu ý: luôn nhắc lại ngắn gọn yêu cầu của khách để họ thấy bạn đã đọc kỹ, không trả lời chung chung.
Proposal chào giá (Price Quote)
“Based on the scope you described, here is my proposal: Scope of work: [liệt kê công việc]. Timeline: [thời gian]. Price: [giá] for the full project / [giá]/hour. Payment terms: 50% upfront, 50% upon completion. I’m happy to adjust the scope if needed — let me know your thoughts.”
Mẹo: luôn chia rõ Scope, Timeline, Price thành từng dòng riêng — khách dễ đọc và ít hiểu nhầm hơn viết thành đoạn văn dài.
Khi khách yêu cầu giảm giá
“I understand budget is a concern. I can adjust the price to [giá mới] if we reduce the scope to [phần công việc giảm]. Alternatively, I can keep the full scope at the original price if the timeline can be extended to [thời gian mới].”
Cấu trúc này giúp bạn không giảm giá một cách bị động — luôn đưa ra trade-off rõ ràng (giảm giá thì giảm scope, hoặc giữ giá thì đổi timeline).
Điều khoản hợp đồng cơ bản cần có
- Scope of Work — mô tả chính xác công việc sẽ làm, tránh “scope creep” (khách yêu cầu thêm việc ngoài hợp đồng)
- Payment Terms — số tiền, thời điểm thanh toán, phương thức (PayPal, wire transfer)
- Revision Policy — số lần sửa miễn phí, phí phát sinh nếu sửa quá số lần quy định
- Deadline & Late Delivery — thời hạn hoàn thành và điều khoản nếu trễ (từ cả hai phía)
- Cancellation Clause — điều khoản nếu một trong hai bên muốn hủy giữa dự án
Mẫu câu xử lý khi dự án trễ tiến độ
“I want to update you on the project status. Due to [lý do ngắn gọn], I need [X days] more to complete this. I apologize for the delay and will prioritize this to deliver by [ngày mới]. Please let me know if this affects your plans.”
Mẹo viết tiếng Anh freelancer tự nhiên hơn
Tránh dịch nguyên văn tiếng Việt sang tiếng Anh. Câu tiếng Anh công việc thường ngắn, đi thẳng vào vấn đề, ít dùng từ hoa mỹ. Khi không chắc câu mình viết tự nhiên không, có thể dùng ChatGPT hoặc Claude để kiểm tra lại văn phong trước khi gửi khách — xem thêm 20 mẫu email tiếng Anh chuyên nghiệp cho các tình huống công sở khác.
Câu hỏi thường gặp
1. Freelancer mới bắt đầu cần học tiếng Anh đến mức nào?
Không cần xuất sắc — chỉ cần đủ rõ ràng, chuyên nghiệp trong các tình huống email, proposal cơ bản như trong bài này.
2. Có nên dùng Google Dịch cho email khách hàng không?
Không nên dùng trực tiếp — Google Dịch thường dịch cứng, thiếu tự nhiên; nên dùng mẫu có sẵn hoặc AI kiểm tra lại văn phong.
3. Làm sao xử lý khi khách yêu cầu giảm giá nhiều lần?
Luôn đưa ra trade-off rõ ràng (giảm giá thì giảm phạm vi công việc, hoặc giữ giá thì kéo dài thời gian) thay vì giảm giá bị động.
4. Hợp đồng freelancer cần có điều khoản gì quan trọng nhất?
Scope of Work, Payment Terms và Revision Policy là 3 điều khoản quan trọng nhất để tránh tranh chấp.
5. Có công cụ nào hỗ trợ luyện tiếng Anh công việc không?
Có — xem thêm bài Luyện nói tiếng Anh một mình để luyện phản xạ trước khi gặp khách thật.
Có sẵn bộ mẫu này, bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian soạn email mỗi khi nhận dự án mới — chỉ cần điền thông tin cụ thể vào.