Soạn email tiếng Anh công việc luôn mất thời gian hơn cần thiết nếu bạn không có mẫu sẵn. Đây là 20 mẫu email thông dụng nhất — chỉ cần điền thông tin cụ thể và gửi.
Trả lời nhanh
20 mẫu email tiếng Anh công việc gồm: xin nghỉ phép, báo cáo tiến độ, từ chối lịch sự, nhắc việc, đặt lịch họp, xin lỗi, cảm ơn. Dùng ngay bằng cách điền thông tin cụ thể — phù hợp cho cả nhân viên công ty và freelancer làm việc với khách quốc tế.
Xin nghỉ phép
1. “I’m writing to request leave from [date] to [date] due to [reason]. I will ensure all my tasks are handed over before I leave. Please let me know if you need any additional information.”
2. “I’d like to request a sick day today as I’m not feeling well. I’ll catch up on any missed work tomorrow.”
Báo cáo tiến độ công việc
3. “Here’s a quick update on [project name]: we’ve completed [X], currently working on [Y], expected to finish by [date].”
4. “I wanted to flag a potential delay on [task]. The reason is [brief reason]. I expect to have it resolved by [date].”
5. “Just a heads up — [task] is now complete and ready for your review.”
Từ chối lời mời / yêu cầu lịch sự
6. “Thank you for the invitation, but I won’t be able to attend due to a scheduling conflict.”
7. “I appreciate you thinking of me for this, but I’ll have to pass this time.”
8. “Unfortunately, I won’t be able to take this on right now given my current workload.”
Nhắc việc / Follow-up
9. “Just following up on my previous email — let me know if you need any more information from my end.”
10. “Gentle reminder that [task/deadline] is due by [date]. Let me know if you need support.”
11. “Circling back on this — do you have an update?”
Đặt lịch họp
Xem thêm các câu giao tiếp cần dùng trực tiếp trong cuộc họp ở bài Tiếng Anh họp online của NEU.vn.
12. “Would you be available for a quick call this week to discuss [topic]? Let me know what time works for you.”
13. “I’d like to schedule a meeting to go over [topic]. Are you free on [date/time]?”
Xin lỗi vì sai sót
14. “I apologize for the delay in my response. I should have replied sooner.”
15. “I’m sorry for the confusion earlier. To clarify: [thông tin đúng].”
Cảm ơn sau cuộc họp/hỗ trợ
16. “Thank you for taking the time to meet today. As discussed, here are the next steps: [liệt kê].”
17. “I really appreciate your help with this — it made a big difference.”
Yêu cầu thông tin/tài liệu
18. “Could you send over [tài liệu/thông tin] when you have a chance? No rush, just need it before [deadline].”
19. “I’m missing some information to proceed — could you clarify [câu hỏi cụ thể]?”
Kết thúc dự án/hợp tác
20. “It’s been a pleasure working with you on this project. Looking forward to future opportunities to collaborate.”
Mẹo sử dụng các mẫu này
Luôn điều chỉnh phần trong dấu ngoặc [ ] cho phù hợp tình huống cụ thể của bạn. Giữ giọng văn chuyên nghiệp nhưng không quá cứng nhắc — thêm 1-2 câu cá nhân hóa (nhắc tên người nhận, nhắc lại chi tiết cụ thể) sẽ khiến email tự nhiên hơn là copy-paste hoàn toàn.
Câu hỏi thường gặp
1. Có thể dùng mẫu này nguyên văn không cần sửa không?
Nên điều chỉnh các phần trong dấu ngoặc [ ] và thêm 1-2 câu cá nhân hóa để email tự nhiên hơn.
2. Mẫu nào quan trọng nhất nên học trước?
Mẫu báo cáo tiến độ và follow-up vì dùng thường xuyên nhất trong công việc hằng ngày.
3. Làm sao viết email từ chối mà không mất lịch sự?
Luôn cảm ơn trước, nêu lý do ngắn gọn, và để ngỏ khả năng hợp tác trong tương lai nếu phù hợp.
4. Có nên dùng AI để viết thêm email khác không có trong mẫu?
Có — dùng ChatGPT/Claude với mẫu này làm tham khảo văn phong sẽ cho kết quả tự nhiên hơn yêu cầu chung.
5. Email tiếng Anh công sở khác gì email cho khách hàng nước ngoài?
Tương tự về cấu trúc, nhưng email khách hàng cần thêm yếu tố thuyết phục — xem thêm Tiếng Anh cho Freelancer.